Siklus PPEPP / AD-03

AD-03 Evaluasi (Monev & AMI)

Tujuan: Menilai ketercapaian standar melalui Monev dan Audit Mutu Internal (AMI) berbasis snapshot bukti.

AD-03 Evaluasi (Monev & AMI) (Level 1 - Fase Evaluasi)

Klik gambar untuk viewer fullscreen

Memperbesar Diagram AD-03

Catatan Proses: AMI menggunakan data, target, dan evidence yang telah disiapkan. Hasil evaluasi menjadi dasar Pengendalian dan Peningkatan.

Rubrik Penilaian AMI (Skor 1 s.d. 4) & Status Capaian

Skor 1 - Kurang Sekali Temuan Mayor

Tidak ada dokumen bukti, deviasi target > 40%

Skor 2 - Cukup / Kurang Temuan Minor

Dokumen belum lengkap, realisasi di bawah target

Skor 3 - Baik Tercapai (KTS Nihil)

Realisasi 100% sesuai target standar & bukti valid

Skor 4 - Sangat Baik Melampaui Target

Realisasi melampaui standar, kandidat peningkatan target

Aktivitas Inti Berurutan

1 BPM menetapkan periode evaluasi/Monev, scope unit/indikator, dan jadwal AMI

2 Sistem membuat snapshot terkunci dari data & evidence pelaksanaan

3 Auditee/GKM menyediakan evidence tambahan & memberikan klarifikasi saat audit lapangan/desk

4 Auditor melaksanakan AMI, memeriksa rubrik, memberi skor (1-4), status, dan mencatat temuan

5 Lead Auditor / BPM memvalidasi hasil evaluasi

Elemen Input

Data dan evidence yang telah diverifikasi berstatus Siap Evaluasi dari fase Pelaksanaan.

Titik Keputusan (Trigger)

Ada ketidaksesuaian / target tidak tercapai? (Jika Ya -> Masuk fase Pengendalian & Tindak Lanjut; Jika Tidak -> Hasil evaluasi terdokumentasi).

Aktor & Swimlanes Terlibat

BPM (Penetapan Siklus & Validasi) Auditor / Lead Auditor (Penilai & Pembuat Temuan) Auditee/GKM (Pemberi Klarifikasi) Sistem (Penyimpan Snapshot & Laporan)

Output Utama

Skor rubrik 1-4, status ketercapaian, temuan/rekomendasi, dan laporan Monev/AMI terfinalisasi.

Kebutuhan Fungsional (Functional Requirements) AD-03

9 Requirements

ID FR	Deskripsi Kebutuhan Fungsional	Prioritas
FR-03-01	Pengaturan Periode & Scope Monev BPM dapat membuat periode Monev/evaluasi, scope unit/indikator, dan deadline.	MUST
FR-03-02	Pengaturan Siklus AMI & Penugasan Auditor BPM dapat membuat siklus AMI, menentukan scope, jadwal, Auditor dan Lead Auditor.	MUST
FR-03-03	Snapshot Bukti Evaluasi Sistem menyimpan snapshot data/evidence yang digunakan pada evaluasi.	MUST
FR-03-04	Workspace Auditor Terpadu Auditor dapat melihat standar, target, realisasi, evidence, dan histori yang relevan pada satu workspace.	MUST
FR-03-05	Scoring Rubrik & Input Temuan Auditor/validator dapat mencatat skor 1-4, status ketercapaian, catatan, dan temuan/rekomendasi.	MUST
FR-03-06	Validasi & Finalisasi Evaluasi Lead Auditor/BPM dapat memvalidasi dan memfinalkan hasil evaluasi/AMI.	MUST
FR-03-07	Integritas Skor Final (Immutability) Hasil evaluasi final tidak ditimpa oleh hasil perbaikan setelah audit.	MUST
FR-03-08	Routing Otomatis ke Pengendalian Sistem mengarahkan indikator/temuan yang membutuhkan tindak lanjut ke fase Pengendalian.	MUST
FR-03-09	Laporan Hasil Evaluasi & Rekap Sistem menghasilkan laporan hasil Monev/AMI per unit dan rekap universitas.	SHOULD

Aturan Bisnis (12 Business Rules) Terkait AD-03

BR-05 Integritas Audit

Immutabilitas Hasil Evaluasi / AMI Final

Hasil evaluasi/AMI final tidak diubah setelah finalisasi; perbaikan dicatat sebagai tindak lanjut/verifikasi.

Nilai skor 1-4 dan catatan temuan awal audit tetap terkunci sebagai baseline snapshot. Bukti perbaikan yang diunggah auditee dicatat pada log Pengendalian, bukan mengubah nilai audit asli.

← Fase Sebelumnya (Pelaksanaan) Fase Berikutnya (Pengendalian) →