AD-04 Pengendalian & Tindak Lanjut
Tujuan: Menangani ketidaktercapaian/temuan sampai diverifikasi tuntas atau dieskalasikan ke tingkat lebih tinggi.
AD-04 Pengendalian & Tindak Lanjut (Level 1 - Fase Pengendalian)
Protokol Penanganan Masalah Mutu (RCA, CAPA & Eskalasi RTM)
Auditee wajib mengisi akar masalah terstruktur sebelum menyusun rencana perbaikan (CAPA).
Auditee DILARANG menutup temuan sendiri. Status temuan hanya dapat dinyatakan CLOSED oleh Auditor/BPM.
Eskalasi ke RTM jika: temuan mayor berulang > 2 siklus, CAPA overdue > 30 hari, butuh anggaran/kebijakan universitas.
Aktivitas Inti Berurutan
Temuan audit, indikator tidak tercapai, temuan berulang, atau isu berisiko tinggi.
1. Tindak lanjut efektif? (Jika Tidak -> Perbaikan diulang / Reopened; Jika Ya -> Kasus Ditutup / Closed). 2. Perlu eskalasi? (Jika Ya -> Masuk RTM / Arahan Pimpinan; Jika Tidak -> Simpan CAPA & Selesai).
RCA/CAPA, bukti perbaikan, hasil verifikasi (Closed/Reopened), dan keputusan eskalasi RTM.
Kebutuhan Fungsional (Functional Requirements) AD-04
7 Requirements| ID FR | Deskripsi Kebutuhan Fungsional | Prioritas |
|---|---|---|
| FR-04-01 |
Struktur Kasus Temuan/Pengendalian
Setiap temuan/kasus pengendalian memiliki ID, sumber temuan, status, owner, PIC, dan deadline.
|
MUST |
| FR-04-02 |
Formulir RCA & CAPA
Auditee/GKM dapat menyusun RCA, rencana tindak lanjut, output yang diharapkan, PIC, timeline, dan bukti.
|
MUST |
| FR-04-03 |
Pembatasan Otoritas Penutupan
Auditee hanya dapat mengirim bukti penyelesaian dan tidak dapat menutup temuan sendiri.
|
MUST |
| FR-04-04 |
Verifikasi & Status Closed/Reopened
Auditor/Lead/BPM dapat memverifikasi efektivitas dan menetapkan CLOSED atau REOPENED dengan catatan.
|
MUST |
| FR-04-05 |
Multi-Trigger Kasus Pengendalian
Pengendalian dapat dipicu oleh target tidak tercapai, temuan, risiko tinggi, temuan berulang, atau tindak lanjut terlambat.
|
MUST |
| FR-04-06 |
Mekanisme Eskalasi Masalah
Sistem mendukung eskalasi ke tingkat lebih tinggi bila isu tidak selesai di unit atau memerlukan kebijakan/anggaran lintas unit.
|
MUST |
| FR-04-07 |
Pencatatan Arahan RTM & Pimpinan
RTM/arahan pimpinan dapat direkam sebagai keputusan dan tindak lanjut baru.
|
MUST |
Aturan Bisnis (12 Business Rules) Terkait AD-04
Auditee Dilarang Menutup Temuan Sendiri
Auditee tidak dapat menutup temuannya sendiri; closure/reopen dilakukan Auditor/Lead/BPM sesuai kewenangan.
Auditee hanya berhak mengisi RCA, CAPA, dan mengunggah evidence penyelesaian (status: SUBMITTED). Penutupan resmi (status: CLOSED) wajib melalui verifikasi efektivitas oleh Auditor/BPM.
Multi-Trigger Kasus Pengendalian
Pengendalian tidak hanya dipicu skor; target miss, temuan, risiko tinggi, repeat finding, dan overdue dapat menjadi trigger.
Sistem secara otomatis atau BPM secara manual dapat memicu kasus pengendalian jika ditemukan indikator kritis tidak tercapai meskipun skor audit formal belum keluar.
Penyelesaian Bertingkat & Eskalasi Selektif
Temuan ditangani di unit terlebih dahulu; eskalasi dilakukan selektif bila isu tidak selesai, lintas unit, berisiko tinggi, atau memerlukan kewenangan lebih tinggi.
Tingkat 1: Unit kerja & GKM. Jika temuan mandek (overdue), membutuhkan anggaran baru, atau perubahan kebijakan antar-fakultas, maka BPM mengeskalasikan isu ke Rapat Tinjauan Manajemen (RTM).