Siklus PPEPP / AD-02

AD-02 Pelaksanaan & Monitoring Standar

Tujuan: Menjalankan standar dan mengumpulkan realisasi/evidence secara berkala.

AD-02 Pelaksanaan & Monitoring Standar (Level 1 - Fase Pelaksanaan)

Klik gambar untuk viewer fullscreen

Memperbesar Diagram AD-02

Catatan Proses: Pelaksanaan dilakukan oleh unit berdasarkan standar & target aktif. Output fase ini menjadi input fase Evaluasi.

Aktivitas Inti Berurutan

1 Publikasi standar, target, dan jadwal monitoring oleh BPM

2 Unit menyusun rencana pelaksanaan dan menjalankan program/proses mutu

3 Pengumpulan / sinkronisasi data & unggah evidence pendukung

4 Monitoring mandiri oleh Auditee/GKM dan monitoring berkala oleh BPM

5 Pemeriksaan kelengkapan data & evidence (kembalikan ke unit jika belum lengkap)

Elemen Input

Standar, indikator, target, auditee, dan jadwal monitoring yang aktif dari fase Penetapan.

Titik Keputusan (Trigger)

Apakah data & evidence lengkap? (Jika Ya -> Status Siap Evaluasi; Jika Tidak -> Lengkapi / perbaiki data oleh unit).

Aktor & Swimlanes Terlibat

Auditee/GKM (Pelaksana Program & Pengunggah Data) BPM (Monitoring Berkala) Sistem (Sinkronisasi & Penyimpanan Data) Auditor (Menunggu Fase Evaluasi)

Output Utama

Data pelaksanaan, evidence, status ketercapaian sementara, dan status siap evaluasi.

Kebutuhan Fungsional (Functional Requirements) AD-02

6 Requirements

ID FR	Deskripsi Kebutuhan Fungsional	Prioritas
FR-02-01	Halaman My Standards Auditee mempunyai halaman My Standards yang menampilkan indikator, target, periode, realisasi, evidence, dan status.	MUST
FR-02-02	Input Realisasi & Evidence Auditee/GKM dapat memasukkan atau mengonfirmasi realisasi dan evidence sesuai indikator.	MUST
FR-02-03	Multi-Kanal Sumber Data Data dapat berasal dari API/DB sync, import XLSX/CSV, input terkontrol, atau upload/link evidence.	MUST
FR-02-04	Monitoring Kesiapan Evaluasi BPM/GKM dapat memonitor kelengkapan data/evidence dan status kesiapan evaluasi.	MUST
FR-02-05	Flagging Data Tidak Lengkap Sistem menandai data/evidence yang belum lengkap dan mengembalikannya ke unit untuk dilengkapi.	MUST
FR-02-06	Pencatatan Histori Realisasi Sistem menyimpan histori realisasi dan evidence berdasarkan unit dan periode.	MUST

Aturan Bisnis (12 Business Rules) Terkait AD-02

BR-03 Konseptual Organisasi

Aplikasi adalah Sumber Data, Bukan Auditee

Sistem/aplikasi bukan auditee; aplikasi adalah sumber data. Auditee adalah unit/process owner.

SIAKAD, LPPM, SIMA, dll. dicatat sebagai data source pada tabel 06_data_source. Tanggung jawab ketercapaian dan kualitas data tetap berada pada unit kerja (Fakultas, Prodi, Biro, Lembaga).

BR-07 Manajemen Risiko Mutu

Multi-Trigger Kasus Pengendalian

Pengendalian tidak hanya dipicu skor; target miss, temuan, risiko tinggi, repeat finding, dan overdue dapat menjadi trigger.

Sistem secara otomatis atau BPM secara manual dapat memicu kasus pengendalian jika ditemukan indikator kritis tidak tercapai meskipun skor audit formal belum keluar.

← Fase Sebelumnya (Penetapan) Fase Berikutnya (Evaluasi) →