Daftar lengkap spesifikasi fungsional sistem terbagi atas 5 fase PPEPP dengan klasifikasi prioritas MoSCoW (MUST / SHOULD).
| ID FR | Fase PPEPP | Spesifikasi Kebutuhan Fungsional | Prioritas |
|---|---|---|---|
| FR-01-01 | AD-01 Penetapan Standar & Indikator |
Manajemen Master Standar & Indikator
BPM dapat membuat, mengubah, mereview, dan memvalidasi master standar dan indikator.
|
MUST |
| FR-01-02 | AD-01 Penetapan Standar & Indikator |
Penetapan Target per Periode
BPM dapat menetapkan target per tahun/periode tanpa mengubah ID indikator.
|
MUST |
| FR-01-03 | AD-01 Penetapan Standar & Indikator |
Pemetaan Auditee Utama & Pendukung
Setiap indikator wajib memiliki satu Auditee Utama dan dapat memiliki beberapa Auditee Pendukung.
|
MUST |
| FR-01-04 | AD-01 Penetapan Standar & Indikator |
Syarat Sumber Data & Evidence
Setiap indikator memiliki sumber data utama/evidence requirement sebelum diaktifkan untuk periode berjalan.
|
MUST |
| FR-01-05 | AD-01 Penetapan Standar & Indikator |
Usulan Standar dari Unit
Unit dapat mengusulkan standar/indikator/perubahan; BPM melakukan review dan revisi sebelum persetujuan.
|
MUST |
| FR-01-06 | AD-01 Penetapan Standar & Indikator |
Approval Perubahan Substansi oleh Pimpinan
Perubahan yang memerlukan kewenangan pimpinan harus melalui tahap telaah/persetujuan sebelum aktif.
|
MUST |
| FR-01-07 | AD-01 Penetapan Standar & Indikator |
Sosialisasi & Publikasi Standar
Sistem menyediakan publikasi/sosialisasi standar aktif sesuai unit/peran.
|
SHOULD |
| FR-02-01 | AD-02 Pelaksanaan & Monitoring Standar |
Halaman My Standards
Auditee mempunyai halaman My Standards yang menampilkan indikator, target, periode, realisasi, evidence, dan status.
|
MUST |
| FR-02-02 | AD-02 Pelaksanaan & Monitoring Standar |
Input Realisasi & Evidence
Auditee/GKM dapat memasukkan atau mengonfirmasi realisasi dan evidence sesuai indikator.
|
MUST |
| FR-02-03 | AD-02 Pelaksanaan & Monitoring Standar |
Multi-Kanal Sumber Data
Data dapat berasal dari API/DB sync, import XLSX/CSV, input terkontrol, atau upload/link evidence.
|
MUST |
| FR-02-04 | AD-02 Pelaksanaan & Monitoring Standar |
Monitoring Kesiapan Evaluasi
BPM/GKM dapat memonitor kelengkapan data/evidence dan status kesiapan evaluasi.
|
MUST |
| FR-02-05 | AD-02 Pelaksanaan & Monitoring Standar |
Flagging Data Tidak Lengkap
Sistem menandai data/evidence yang belum lengkap dan mengembalikannya ke unit untuk dilengkapi.
|
MUST |
| FR-02-06 | AD-02 Pelaksanaan & Monitoring Standar |
Pencatatan Histori Realisasi
Sistem menyimpan histori realisasi dan evidence berdasarkan unit dan periode.
|
MUST |
| FR-03-01 | AD-03 Evaluasi (Monev & AMI) |
Pengaturan Periode & Scope Monev
BPM dapat membuat periode Monev/evaluasi, scope unit/indikator, dan deadline.
|
MUST |
| FR-03-02 | AD-03 Evaluasi (Monev & AMI) |
Pengaturan Siklus AMI & Penugasan Auditor
BPM dapat membuat siklus AMI, menentukan scope, jadwal, Auditor dan Lead Auditor.
|
MUST |
| FR-03-03 | AD-03 Evaluasi (Monev & AMI) |
Snapshot Bukti Evaluasi
Sistem menyimpan snapshot data/evidence yang digunakan pada evaluasi.
|
MUST |
| FR-03-04 | AD-03 Evaluasi (Monev & AMI) |
Workspace Auditor Terpadu
Auditor dapat melihat standar, target, realisasi, evidence, dan histori yang relevan pada satu workspace.
|
MUST |
| FR-03-05 | AD-03 Evaluasi (Monev & AMI) |
Scoring Rubrik & Input Temuan
Auditor/validator dapat mencatat skor 1-4, status ketercapaian, catatan, dan temuan/rekomendasi.
|
MUST |
| FR-03-06 | AD-03 Evaluasi (Monev & AMI) |
Validasi & Finalisasi Evaluasi
Lead Auditor/BPM dapat memvalidasi dan memfinalkan hasil evaluasi/AMI.
|
MUST |
| FR-03-07 | AD-03 Evaluasi (Monev & AMI) |
Integritas Skor Final (Immutability)
Hasil evaluasi final tidak ditimpa oleh hasil perbaikan setelah audit.
|
MUST |
| FR-03-08 | AD-03 Evaluasi (Monev & AMI) |
Routing Otomatis ke Pengendalian
Sistem mengarahkan indikator/temuan yang membutuhkan tindak lanjut ke fase Pengendalian.
|
MUST |
| FR-03-09 | AD-03 Evaluasi (Monev & AMI) |
Laporan Hasil Evaluasi & Rekap
Sistem menghasilkan laporan hasil Monev/AMI per unit dan rekap universitas.
|
SHOULD |
| FR-04-01 | AD-04 Pengendalian & Tindak Lanjut |
Struktur Kasus Temuan/Pengendalian
Setiap temuan/kasus pengendalian memiliki ID, sumber temuan, status, owner, PIC, dan deadline.
|
MUST |
| FR-04-02 | AD-04 Pengendalian & Tindak Lanjut |
Formulir RCA & CAPA
Auditee/GKM dapat menyusun RCA, rencana tindak lanjut, output yang diharapkan, PIC, timeline, dan bukti.
|
MUST |
| FR-04-03 | AD-04 Pengendalian & Tindak Lanjut |
Pembatasan Otoritas Penutupan
Auditee hanya dapat mengirim bukti penyelesaian dan tidak dapat menutup temuan sendiri.
|
MUST |
| FR-04-04 | AD-04 Pengendalian & Tindak Lanjut |
Verifikasi & Status Closed/Reopened
Auditor/Lead/BPM dapat memverifikasi efektivitas dan menetapkan CLOSED atau REOPENED dengan catatan.
|
MUST |
| FR-04-05 | AD-04 Pengendalian & Tindak Lanjut |
Multi-Trigger Kasus Pengendalian
Pengendalian dapat dipicu oleh target tidak tercapai, temuan, risiko tinggi, temuan berulang, atau tindak lanjut terlambat.
|
MUST |
| FR-04-06 | AD-04 Pengendalian & Tindak Lanjut |
Mekanisme Eskalasi Masalah
Sistem mendukung eskalasi ke tingkat lebih tinggi bila isu tidak selesai di unit atau memerlukan kebijakan/anggaran lintas unit.
|
MUST |
| FR-04-07 | AD-04 Pengendalian & Tindak Lanjut |
Pencatatan Arahan RTM & Pimpinan
RTM/arahan pimpinan dapat direkam sebagai keputusan dan tindak lanjut baru.
|
MUST |
| FR-05-01 | AD-05 Peningkatan Standar / Target |
Penyusunan Usulan Peningkatan
BPM dapat membuat usulan peningkatan dari hasil evaluasi, pengendalian, dan RTM.
|
MUST |
| FR-05-02 | AD-05 Peningkatan Standar / Target |
Klasifikasi Jenis Peningkatan
Jenis peningkatan minimal: perubahan target, proses, indikator, atau standar.
|
MUST |
| FR-05-03 | AD-05 Peningkatan Standar / Target |
Umpan Balik Auditee & Auditor
Auditee/GKM dapat memberikan masukan implementasi; Auditor dapat memberikan rekomendasi evaluasi.
|
SHOULD |
| FR-05-04 | AD-05 Peningkatan Standar / Target |
Workflow Persetujuan Pimpinan
Pimpinan/Rektor dapat menyetujui atau mengembalikan usulan untuk direvisi sesuai kewenangan.
|
MUST |
| FR-05-05 | AD-05 Peningkatan Standar / Target |
Pemberlakuan & Versioning Master
Perubahan target berlaku sebagai target periode baru; perubahan substansi standar/indikator menyimpan riwayat/versi baru.
|
MUST |
| FR-05-06 | AD-05 Peningkatan Standar / Target |
Preservasi Histori Periode Lama
Sistem tidak menghapus master/histori periode sebelumnya ketika peningkatan diberlakukan.
|
MUST |
| FR-05-07 | AD-05 Peningkatan Standar / Target |
Closed-Loop PPEPP ke Siklus Baru
Output peningkatan otomatis menjadi dasar Penetapan pada siklus berikutnya.
|
MUST |